Работа: правила и рекомендации

10.  Работа: правила и рекомендации

Я попытался составить некий список правил, которых следует придерживаться при получении заказа и его выполнении, перед отправкой файла клиенту и после нее, а также в работе в целом. Почти все эти правила появились постфактум – то есть, я совершал ту или иную ошибку, расплачивался за последствия, анализировал ситуацию, пытаясь понять, что привело к ее возникновению, и затем формулировал правило, которое позволяло бы не допускать подобных ошибок в будущем или, как минимум, сократить их количество и частоту.

1. Перед тем, как подтвердить получение файла к переводу и срок выполнения работы, внимательно и полностью просмотрите файл.
   Естественная реакция на появление заказа в почтовом ящике – щелкнуть кнопкой «Ответить» и подтвердить получения файла. Осторожно! Тем самым вы подтверждаете свою готовность взяться за работу и завершить ее к указанному сроку на условиях, описанных в сообщении или прилагающемся заказе на выполнение работ. Не стоит торопиться. Откройте файл и убедитесь в том, что:
-  Заказ относится к тематике, в которой вы специализируетесь
 С этим шутить не стоит – бывают случайные оперативные ошибки, иногда заказчик полагает, что заказ относится к вашим тематикам, хотя это совсем не так. Иными словами, проверьте, способны ли вы справиться с переводом. Если для точного перевода не хватает контекста, попросите у клиента ссылочные или справочные материалы (правда, не всегда они у клиента есть) или делавшиеся ранее переводы; оригинал в PDF, если файл к переводу был преобразован в формат MS Word из другого формата; ссылку на сайт конечного заказчика, где вы можете ближе познакомиться с перечнем услуг или продуктов, им предоставляемых или производимых; короче, все, что может пригодиться при переводе.
-  Размер файла соответствует указанному, а ваша производительность достаточна, чтобы завершить его в указанный срок или ранее
 Проверяйте не количество страниц, а количество слов (или знаков, если вам так удобнее – но лучше перестраиваться на слова): текст может быть набран мелким шрифтом, и на одной странице MS Word может помещаться совершенно разное количество слов. Проверьте все листы файла в формате MS Excel – по умолчанию новый файл .xls создается с тремя листами, и текст для перевода может находиться на всех трех, а не только на первой. Кроме того, в файлах .xls проверяйте строки и столбцы, не помещающиеся на экране монитора. Иногда несколько первых столбцов содержат текст, а следующие пусты, и создается впечатление, что вы перевели все. Каким же сюрпризом оказывается текст, по неизвестной причине помещенный заказчиком в столбцы, обозначенные последними буквами алфавита! Чтобы получить достоверное количество слов, можно прогнать файл через функцию «Анализ» в Традосе или произвести подсчет с помощью специализированной программы (на ум приходят такие названия, как AnyCount или PractiCount) – они переваривают различные форматы и упрощают оценку объема к переводу.
 Убедитесь, что файл открывается, не содержит поврежденных или нечитаемых частей или частей, формат или сложность которых сильно отличаются от начала файла. Я несколько раз оказывался в неприятной ситуации из-за того, что не удосуживался проверить файл до конца и судил обо всей работе по ее начальной части, выглядевшей вполне безобидно. Когда же после простенького начала начинались жуткие пассажи высшей категории сложности, да еще написанные сложным языком, либо во второй части файла содержались обязательные к переводу вставки, сделанные в программе, которой я не владею, приходилось искать срочные решения.
 И, наконец, оцените дэдлайн и прикиньте, успеваете ли вы. Как правило, клиент исходит из дневной производительности в 2 000 – 2 500 слов, или 250-300 слов в час (это для работ «сегодня на сегодня»). Разделив общее количество слов на 250, вы получите количество часов, необходимое для выполнения работы. Добавьте 10 % в качестве резерва на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, к которым относятся неожиданная головная боль, сбой интернет-подключения и прочее, и убедитесь, что полученное вами время окончания не выходит за пределы дэдлайна. Если сомневаетесь, что успеете к сроку, лучше сразу попросите клиента перенести дэдлайн. Как правило, перенести срок готовности на несколько часов (для маленького заказа) или дней (для заказа большого) можно без проблем. Дэдлайн сдвинутый и дэдлайн сорванный – совершенно разные вещи.

2.  Не забывайте, что работа вредна для здоровья.
   Вернее, не столько сама работа, сколько ее избыток, а также определенные условия ее выполнения. Заранее принимайте меры, чтобы свести отрицательное воздействие к минимуму. Переводчик, занимающийся письменными переводами, проводит очень много времени в одной и той же позе, при этом движутся только руки, а взгляд перемещается от клавиатуры к монитору и назад. Внутренние органы сдавлены, позвоночник под постоянным напряжением… Несколько лет такой работы - и неудобопроизносимая болезнь в компании с остеохондрозом становятся вашими постоянными спутниками. Принимайте превентивные меры и помните, что предотвратить намного легче, чем устранить. Создайте для себя удобное рабочее место: усталость будет накапливаться не так быстро. Обязателен компьютерный стул с регулировкой по высоте, с подлокотниками, с регулируемой спинкой – в противном случае проблемы со спиной и шеей неизбежны. Правильное положение и высота стула, клавиатуры и монитора снимают часть нагрузки с позвоночника. Подберите себе монитор, причем при выборе учтите, что размер – это важный, но не единственный параметр. По поводу монитора желательно проконсультироваться не у продавца компьютерного магазина, а у компьютерщиков или окулистов. Делайте перерывы – минут десять после часа-полутора у компьютера. Не обманывайте себя, говоря, что на перерыв нет времени, так как перевод необходимо закончить как можно быстрее. В действительности, накапливающаяся усталость приводит к увеличению частоты ошибок, замедляет мыслительную реакцию и вызывает уменьшение скорости набора, так что работаете вы все медленнее и медленнее. Сделайте перерыв! Даже небольшая разминка позволит вам стряхнуть усталость,  вы вернетесь к клавиатуре слегка отдохнувшим и сможете продолжать работу почти с той же скоростью, что и в начале рабочего дня.

3.  Перечитывайте свой перевод.
 Если откровенно, то большинство коллег, к которым я говорил на эту тему, признавались, что очень не любят вычитывать собственные переводы. Чистота перевода во многом зависит от того, как вы набираете текст. При слепом методе набора вы видите набираемый текст и можете исправлять опечатки по ходу работы. Программа проверки орфографии у меня включена постоянно; помогает здорово, но пропускает «осмысленные» опечатки. Вы щелкаете по соседней клавише и получаете «латы» вместо «даты», и спеллчекер не подчеркивает это слово. Самая забавная опечатка, которая приходит на ум – «Указ президента был обнародован в печали…» (вместо «в печати»).
 Если заказ жуткий, длинный, нудный, и заставить себя еще раз прочесть то, на что была потрачена уйма сил, просто невозможно, я прошу жену или дочерей проверить перевод, по крайней мере, с языковой точки зрения, понимая, что техническая терминология вряд ли относится к сильным сторонам моих женщин. Свежий взгляд подчас обнаруживает вещи, которые вы не замечаете (мне кажется, собственный перевод очень трудно читать объективно, как если бы это был новый текст; появляется определенный автоматизм восприятия).

4.  Регистрируйте все заказы
   Учет легок до тех пор, пока количество клиентов и заказов невелико. По мере роста числа тех и других учет становится все более сложным делом, и если регистрация не вошла в привычку, часть заказов просто теряется – в том смысле, что вы забываете про них, не выставляете счет и, соответственно, не получаете оплаты. Обязательными или желательными для регистрации данными являются:
 -  дата получения работы;
 -  номер заказа на выполнение работ (Purchase Order);
 -  объем в словах или часах;
 -  тариф;
 -  общая сумма за работу.
 Кроме того, я рекомендовал бы вести собственную базу данных клиентов и заносить в нее имена, электронные адреса и телефоны руководителя (а вдруг возникнет необходимость пожаловаться?), менеджера или менеджеров, с которыми вы непосредственно имеете дело, оговоренные с данным клиентом языковые пары (если у вас их несколько) и предоставляемые услуги (перевод, редактирование, контроль качества, верстка), расценки (если они у вас разные), порядок выставления инвойса и сроки оплаты.

5.  Перед принятием заказа обсудите недостающие детали.
   Самый свежий пример: коллега и однокурсник из Белгорода обратился на днях за помощью в получении оплаты за сделанный им перевод. Как оказалось, обязательным условием заказчика является оплата через PayPal, которого у моего приятеля нет и быть не может, а клиент отказывается использовать другие способы оплаты, что и понятно, ибо стоимость банковского перечисления в процентном выражении слишком высока – чуть ли не половина перечисляемой суммы. Иногда в дополнительном обсуждении нуждается тариф. Да, вы делаете переводы для этого клиента по одной и той же цене, и обычно это незамысловатые файлы в MS Word, и вы привыкаете к этому. А потом приходит очередной заархивированный файл размером в столько-то слов с припиской клиента о том, что это продолжение предыдущего перевода. И вы автоматически подтверждаете принятие, получаете официальный заказ на выполнение работы, смотрите на объем и откладываете его на послезавтра, потому что время есть, а сейчас вы заканчиваете другой перевод. Но когда спустя два дня вы открываете архив, то приходите в ужас, так как это – ужасного качества сканированный PDF с огромным количеством цифр, которые придется перепечатывать, и хотя тематика ваша, но на самом деле файл на стыке двух отраслей, да еще и написан корявым языком. А в заказе на выполнение уже забит обычный тариф…

6.  Не стесняйтесь просить о переносе срока выполнения.
   Никто не знает вашей производительности лучше вас самих, но предусмотрительность никогда не помешает. На устранение большинства возникающих в ходе выполнения работы проблем (пойманный компьютером вирус, плохое самочувствие, отключение электричества из-за грозы) уходит меньше часа, от силы несколько часов. Но именно этих часов может не хватить для завершения работы. В среднем, я рекомендовал бы при планировании работы добавлять к обычной производительности резервное время, от 15 процентов для относительно маленьких файлов до 5 процентов по крупным заказам, в зависимости от надежности вашей системы, оборудования и рабочего процесса в целом. Чем больше файл и, соответственно, продолжительнее предполагаемый срок работы над ним, тем меньший в процентном исчислении запас времени следует закладывать в график. В случае сбоев вы всегда можете прихватить кусок ночи. И вообще, нежесткий дэдлайн – это намного приятнее!

7. Немедленно ставьте клиента в известность в случае возникновения серьезных проблем.
Отсутствие интернета из-за ремонта теплотрассы (это надолго!), полетевший жесткий диск, удаленный по ошибке файл, семейные или бытовые неурядицы, делающие работу невозможной… Случиться может все что угодно. Ни в коем случае не медлите, сразу же сообщайте клиенту о возникших обстоятельствах и вместе пытайтесь найти приемлемое решение. В большинстве случаев дэдлайн просто сдвинется, и никто серьезно не пострадает. Обязательно сообщайте клиенту о возникновении проблем форс-мажорного характера, из-за которых выполнение задания в срок становится маловероятным. Учтите, что ваш сбой – это еще полбеды, но если из-за вас клиент не сможет выполнить обязательства перед своим заказчиком, с этим клиентом вы можете попрощаться.

8. Выполняйте взятые обязательства.
Иногда это неприятно, иногда приходится работать, что называется, себе в ущерб, но виноваты, как правило, вы сами – раньше нужно было думать!  По ходу выполнения проекта вы начинаете понимать, что недооценили сложности файла и взялись за него по обычным расценкам, хотя он тянет на большее. Что ж, в следующий раз будете внимательнее. Слишком медленно продвигается работа, не успеваете к сроку? От бессонной ночи никто еще не умирал. И пусть это послужит вам хорошим уроком!

9. Выработайте свои принципы, придерживайтесь их и будьте готовы принять последствия их применения.
   Сами принципы могут быть различными. Идеального решения, как водится, не существует, и каждый вариант имеет свои за и против. Если вы стремитесь получать больше заказов и стараетесь привлечь клиентов более низкими расценками, чем средние рыночные, -  цели своей вы, скорее всего, достигнете. Но будьте готовы к тому, что время от времени вас будет заваливать поток заказов (это отнюдь не означает, что специалисты, работающие по высоким и очень высоким тарифам, не испытывают перегрузок, однако у них процесс, как правило, более отлажен). Если вы решите использовать субподрядчиков, у вас появится возможность принимать большее количество заказов и, следовательно, зарабатывать больше; однако раньше или позже, но вы обязательно столкнетесь  со срывом заказа или плохим качеством, последующими претензиями от клиента, возможной неоплатой и даже потерей заказчика. Как бы там ни было, постарайтесь выработать собственные, оптимальные для вас принципы и заранее смиритесь с отрицательными последствиями! Соблюдайте общепринятые процедуры, наработайте собственные и научитесь применять их постоянно. Время, затраченное на оптимизацию рабочего процесса, не будет потрачено зря, потому что надежный и безотказный процесс позволит если не исключить сбои, то, по крайней мере, уменьшить их количество, а это очень важно.

10.  Просите клиента подтвердить получение переведенного файла.
   Заказ только тогда можно считать доставленным клиенту, когда последний получил файл, открыл его, убедился, что он не поврежден и не содержит непереведенных кусков, и прислал сообщение, подтверждающее получение файла. Иногда последовательность другая, и подтверждение от клиента приходит буквально через несколько минут. В этих случаях можно ожидать дополнительных вопросов или незначительных просьб (я традиционно забываю переводить колонтитулы, например) после того, как клиент просмотрит переведенный файл. И даже на этой стадии нельзя считать проект завершенным. Не исключается внесение изменений в уже готовый файл по просьбе конечного заказчика, проверка правильности отображения букв после верстки и т.д. Не полагайтесь на надежность интернетной связи; она надежна в 99 случаях из ста, но этот самый сотый может оказаться решающим. Особенно важно это для срочных работ с жестким дэдлайном. Если подтверждения от заказчика нет в течение часа или около того, отправьте еще одно электронное сообщение с вопросом, дошел ли файл до заказчика. Возможно, заказчик все еще просматривает файл, проверяя, не осталось ли в нем непереведенных частей; возможно, у него не в правилах подтверждать получение (зато какой шум поднимается, если по какой-либо причине файл не доставлен вовремя!) Но это не худшие варианты. А вот если вы в конце вашего рабочего дня – то есть, около полуночи – отправляете американскому агентству файл, который должен сдаваться конечному клиенту через пару часов, и с чистой совестью укладываетесь спать, а файл теряется по дороге из-за ремонта промежуточного сервера или натыкается на анти-спамовый фильтр и не доходит до адресата - это уже сбой. В лучшем случае вас разбудит ночной телефонный звонок, в худшем - клиент отнесется к этому как к срыву сроков выполнения работы со всеми вытекающими последствиями. В ответственных ситуациях стоит позвонить клиенту или связаться с ним через Skype. Помните: работа считается законченной не в тот момент, когда вы отправляете электронное сообщение с прикрепленным переведенным файлом, и даже не тогда, когда получаете ответное сообщение клиента, подтверждающее прием файла. На самом деле фактическим моментом, который можно считать окончательным завершением работы над заказом, является получение оплаты.