Кейс 4

Перевод большого объема документации в сжатые сроки.

В связи с возникшей рабочей необходимостью Заказчик – один из постоянных клиентов нефтегазовой группы компании Неотэк – обратился с запросом о возможности перевода 50 000 стр. сложной технической документации  без изменения сроков выполнения ранее запланированных и уже осуществляемых работ. Им также было высказано пожелание о выполнении новых объемов в максимально короткие сроки.

На предстартовом этапе была создана специальная группа, в обязанности которой входило:

• Разработка оптимальной схемы осуществления проекта, позволяющей выполнять перевод на высоком профессиональном уровне с обязательным контролем качества на всех этапах выполнения работ и стадиях проекта и соблюдением сроков.
• Подбор штатных и внештатных исполнителей для работы в выделенной группе проекта.
• Создание системы привлечения новых исполнителей, оценки их профессионального уровня и навыков.
• Организация оперативного обучения по отдельным направлениям, выявленным по итогам предварительного тестирования.
• Формирование системы эффективной обратной связи с заказчиком и текущей отчетности.

Следует отметить, что сжатые сроки, в которых должна была действовать группа  подготовки, определили ее состав – в нее, помимо менеджера и помощника менеджера, были включены редакторы, верстальщики, корректоры, менеджеры по поиску персонала и по работе с вендорами. Предложения всех участников группы были учтены и легли в основу уникального проектного решения.

Первыми к подготовке проекта приступили редакторы: они должны были оценить оригиналы с точки зрения тематики и сложности, сформировать проектный словарь, разработать подробнейшую инструкцию по переводу. В параллельном режиме проводился поиск новых исполнителей. Затем – их тестирование. Оно было призвано определить уровень ответственности каждого исполнителя: потенциальный исполнитель получал 10 страниц текста; переведенные фрагменты затем проверялись главным редактором проекта или одним из тематических редакторов нефтегазовой группы; на основании перечня обнаруженных отклонений от требований к переводу и проектного словаря исполнитель оценивался по трехбалльной шкале. Действующая система контроля позволяла определить уровень последующего редактирования для каждого из привлеченных переводчиков. Подобный «индивидуальный» подход сделал проект гибким и практически неуязвимым: имеющийся кадровый резерв позволял в случае необходимости вводить в проект дополнительных исполнителей, гарантируя при этом стабильное качество переводов. На подготовительном этапе особое внимание было уделено составу участников проектной группы – в нее вошли самые опытные сотрудники Неотэка, принимавшие участие во многих сложных проектах. Действия каждого были еще раз тщательно сформулированы, детально описаны на каждом временном отрезке и синхронизированы в группе.

По оценке заказчика реализация проекта полностью соответствовала его ожиданиям: работы выполнялись в заданные сроки с высоким качеством. Отдельные сценарии перевода и решения, применяемые на данном проекте, взяты на вооружение специалистами Неотэка и будут в дальнейшем применяться по другим направлениям деятельности компании.